윤필립 칼럼

일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까

관리자 0 118 2019.12.10 05:18

 

이 책은 누구나 쉽게 업무 속도를 향상할 수 있는 방법을 소개하는 책이다.

 

매일같이 야근을 하는데도 주어진 일을 다 끝내지 못하는, 일이 느린 사람이 있다. 늘 여유로워 보이는데 남다른 성과를 올리는, 일이 빠른 사람도 있다. 남보다 빠른 업무 처리는 많은 직장인이 갖고 싶어하는 능력이다. 빠르게 일을 처리하는 기술은 눈에 보이지 않는 데서 나오기 때문에 타인에게 전수되기 어렵다. 요컨대 베일에 가려진 기술이다.

 

업무 속도를 높이는 3대 원칙은 신속성, 효율성, 정확성이다.

 

원칙 1. 재빠르게 움직인다. 단축키로 일하는 것처럼 빠른 동작을 말한다. 이렇게 해서 줄일 수 있는 시간은 초 단위에 불과하지만, 아는 것과 모르는 것, 실천하는 것과 않는 것의 차이는 크다.

 

원칙 2. 굳이 하지 않아도 될 작업을 하느라 시간을 들였다면 그만큼 시간을 허비한 것이다. 일 처리가 빠른 사람은 업무, 대화, 심지어 생각에도 헛됨이 없다. 일 처리가 느린 사람은 자신이 헛수고를 하고 있다는 사실조차 모르는 경우가 많다. 어떤 작업이 헛수고인지 알고 일을 처리하면 업무 속도가 빨라져 능률이 오른다.

 

원칙 3. 확실하게 처리한다. 정확성이 곧 스피드다. 천천히 정확하게 처리하는 것이 결과적으로 더 빠르다.

 

내 신조는 '한 방에 끝내기'다. 일이 엉성하거나 질이 낮으면 반드시 수정 사항이 발생한다. 같은 일을 두 번 되풀이하는 짓이야말로 명백한 시간 낭비다.

 

일을 빠르게 끝내기 위한 팁은 일을 받자마자 수첩에 마감 일자부터 적는 것이다. 그리고 한꺼번에 해치워야 한다. 한번 늦는 것보다 무서운 것은 이렇게 늦는 버릇이 생기는 것이다. 마감을 못 지켜도 부끄럽지 않아 습관처럼 늦게 된다.

 

"죄송합니다. 잊고 있었습니다." 업무가 빠른 사람은 이처럼 자신이 맡은 업무를 깜빡하는 일이 없도록 세심하게 주의를 기울인다. 

 

속도를 중시하는 사람이 업무를 누락하지 않는 이유는 두 가지다.

 

1. 업무가 누락되면 뒷수습이 힘들다. 뒷수습하느라 본래 그 시간에 해야 할 다른 업무를 못하게 된다.

2. 타인에게 신뢰를 잃기 때문이다. 신뢰를 잃으면 자신이 하는 모든 일에 감시를 받게 된다. 업무를 빠뜨리지 않고 빠르게 처리하기 위해서 나는 수첩을 유용하게 활용한다.

 

왜 우리는 메일을 두어 번씩 읽는 것일까? 이유는 받은 편지함에 메일이 잔뜩 쌓여있기 때문이고, 또 두어 번 읽으면 안 된다는 인식이 없기 때문이다. 원인을 해결하면 시간 낭비를 없앨 수 있다. 모든 메일을 '두 번 읽지 않기'로 정하고 한 번에 해치우자.

 

사람들이 마감일을 꽉 채워서 제출하는 이유는 두 가지다.

 

습관적으로 일을 미루는 현상을 학생 증후군이라 부른다. 여름방학 숙제를 벼락치기로 끝내는 학생 증후군은 사회인이 되었다고 쉽게 고쳐지지 않는다. 파킨슨 법칙은 받은 것을, 받은 만큼, 다 써 버리는 현상이다. 한 달이라는 기간이 주어지면 그 기간을 다 쓰고, 500만원이라는 예산이 주어지면 그 예산을 다 쓰는 것이다.

 

빠르고 강한 팀을 만들고 싶다면 팀원들에게 요구하는 기대치를 낮춰서는 안 된다. 팀원이 제출한 결과물이 팀장이 요구하는 수준에 미달하면, 그 결과물과 타협하지 말고, 다시 돌려보내야 한다. 팀장으로서 감수해야 하는 부분이다. 아무리 해도 스스로 개선하지 못하는 팀원에게는 개선을 위한 조언 등의 격려가 필요하다.

 

회의는 공짜가 아니다. 시간과 돈이 드는 일이다. 시급 만원의 팀원이 열 명이 모여 한 시간짜리 회의를 하면, 그 회의의 비용은 10만원이다. 비용이 10만원인 회의는 10만원의 가치를 들여야 한다.

 

우리가 매일 이용하는 지하철은 좋은 자기계발 공간이다. 그래서 나는 그 시간을 최대한 확보하려고 노력한다. 책을 읽는다.(아이패드 사용), 영어를 공부한다.(교재 사용), 집필 활동을 한다.(컴퓨터, 펜, 수첩 사용)

 

좋은 생각이 떠오르면 바로 메모할 수 있도록 항상 수첩과 펜을 지참하고 다닌다.

 

능력자는 아무리 일이 많아도 바쁜 티를 전혀 내지 않는다. 바쁘다는 말은 자신의 한계를 드러내는 것이나 마찬가지다. 

 

이 책을 통해 속도를 높여 성과에 좀 더 다가가기를 바란다.

 

 

 

 

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 윤필립  |  필리핀 중앙교회 담임목사, 아브라함 신학교 총장 

              저서 : ‘그들에게는 예수의 심장이 뛰고 있다', ‘하나님의 지팡이를 잡아라’


 

 


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