탁월하게 잘 짜여진 기획이나 제안이라도 경영자와 상사에게 OK 사인이 떨어지지 않으면 한 발자국도 앞으로 나갈 수 없는 것이 직장인들의 현실이다. 그러므로 제안하고자 하는 내용을 보다 쉽게 전달하고, 결재자의 고개를 절로 끄덕이게 만드는 보고의 기술이 필요하다. 손정의 회장이 후계자 양성을 위해 설립한 소프트뱅크 아카데미아 1기생으로 1위 사업보고서로 두각을 나타내며, 손정의 회장의 프레젠테이션을 만들 정도로 인정받은 프레젠테이션 크리에이터, ‘마에다 가마리’의 책을 소개한다.

보고를 할 때 가장 중요한 것은 결재자 입장에서 생각하는 것이다. 우선 결재자에게 가장 민폐가 무엇인지 알아야 한다. 결재자들은 바쁘고, 한정된 시간에 많은 의사결정을 해야 하기에 질질 끄는 보고를 가장 싫어한다. 보고는 ‘3분’ 만에 끝내는 것이 좋다. 길어도 5분이다. 보고서의 핵심 두 가지는 심플하고 논리적이어야 한다는 것이다. 이것만 잘 지키면 시선을 끄는 보고를 할 수 있다. 보고에 가장 큰 실패의 원인은 ‘장황하다’는 것이다. 한 가지 주제를 심플하게 압축하고, 스토리는 논리적으로 준비하면 된다. 보고서를 5~9장으로 요약해야 3~5분이라는 시간에 맞출 수 있다. 슬라이드 장수가 5~9장을 넘는 순간 이해가 잘 안 가는 보고서로 분류된다.

숲을 먼저 보고 나무를 보아야 하듯, 보고서 슬라이드 표지에 보고서의 주제를 크게 표시하는 것은 중요하다.

결재자가 주제를 한눈에 알아볼 수 있게 함과 동시에 결재자가 보고서의 본제에 집중하게 만드는 것은 결재를 얻는 데 필수 조건이다. 주제를 압축해야 한다. ‘보고 = 한 가지 주제’가 기본이다. 한꺼번에 여러 주제를 다루는 것이 아니라 주제를 구분하여 1가지씩 착실하게 결재를 올려야 한다.

보고는 기본적으로 이해도가 높아야 한다. 논리적인 전개(=스토리)에 따라 보고서를 작성하면 누구나 이해할 수 있는 보고가 된다. 보고서의 4요소, 과제, 원인, 해결책, 효과 순으로 나열하면, 논리 정연하고 이해도가 높은 보고서가 되고 결재자 역시 어렵지 않게 의사결정을 할 수 있다. 심플하고 논리적인 보고서는 보고를 성공으로 이끄는 원칙이다. 심플한 자료를 만드는 데 중요한 포인트는 이것저것 다 설명하자는 생각을 버리는 것이다. 흔히 기획이나 사업 내용을 검토할 때, 각종 데이터를 싹싹 긁어 모은다. 지극히 당연한 방식이지만, 이런 방식이 바로 복잡한 보고서를 생산하는 원인이 된다. 자칫 검토 과정에서 누락되는 데이터가 없도록 꾹꾹 눌러 담기 십상인데, 각별히 주의해야 한다. 본문 슬라이드에는 결재자를 설득하기에 충분한 가장 강력한 요소만을 엄선하여 핵심적인 논리만 보여주자. 그 외 보완적인 요소는 전부 부록(별첨자료)로 넘기자. 결국, 심플한 보고서를 만드는 데 가장 중요한 능력은 일의 핵심을 가려내는 눈이다. 결재자에게 가장 설득력 있는 데이터는 무엇인지 선별하는 역량을 길러야 한다.

보고서의 결재률을 높이는 비장의 묘수가 있다. 바로 2가지 방안을 제안하는 것이다. 과제를 해결하고자 고심한 사람의 입장에서는 1가지 아이디어에 사활을 걸고 싶은 생각이 들 수도 있지만, 경험상 A안과 B안, 2가지 방안을 제시하는 것이 훨씬 효율적이다. 이유는 사람은 누구나 선택지가 없으면 ‘더 좋은 게 있을지도 몰라’하고 생각하는 경향이 있고, 역으로 선택지를 보여주면 그 중에서 ‘더 좋은 것을 고르자’하는 사고가 생긴다. 그 결과 의사결정이 긍정적인 방향으로 움직이는 경우가 많다. 또한 2가지 방안을 제시함으로써 제법 심사숙고한 제안이라는 인상을 은근히 줄 수 있다. 단, 2가지 방안을 제시할 때 각별히 주의해야 할 점이 있다. 첫째, 방향성이 서로 다른 2가지 방안을 제시하는 것은 좋지 않다. 2가지가 사뭇 다른 방향성을 가지고 있으면 결재자는 좀 더 심사숙고할 필요가 있다고 판단한다. 따라서 방향성은 같되 세부적인 부분이 서로 다른 방안을 제시하는 것이 좋다. 둘째, 2가지 방안 중에서 어느 쪽을 추천할지를 확실히 정해서 보고한다. ‘아무려면 어떤가, 어느 쪽이든 하나만 걸려다오.’ 이런 자세는 보고자가 2가지 방안에 다 확신이 없다는 인상을 풍긴다. 강한 의지를 보이며 “저는 OO한 이유로 A안을 추천합니다.”라는 식으로 자신의 의견을 분명히 밝히자.

필수적 사전 점검 요소 3가지. 첫째, 제안하는 사업이 실제로 이익을 창출할 것인가? 하는 재무적 관점이다.

기업은 영리사업체다. 어느 정도의 매출과 수익을 거둘지 ‘효과’를 명시해야 한다. 둘째, 실현 가능성이다.

데이터상으로는 효과가 있어도 실현 가능성이 없으면 소용없다. 셋째, 경영이념과 논리적 모순이 없는가이다. 매출과 수익, 실현 가능성까지 있어도, 회사가 추구하는 방향성과 맞지 않는 제안은 인정받지 못한다. 그러므로, 이익 창출, 실현 가능성, 경영이념은 반드시 짚고 넘어가야 한다. 

거산 윤필립